情況說(shuō)明格式包括標(biāo)題、稱(chēng)謂、主體內(nèi)容、落款、日期。情況說(shuō)明是指用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言，把事情的來(lái)龍去脈恰如其分的表達(dá)出來(lái)。通常是由下屬跟上級(jí)說(shuō)明情況。

1、標(biāo)題。標(biāo)題要表示出是什么類(lèi)型的情況說(shuō)明。

2、抬頭部分。這里就是稱(chēng)謂了，稱(chēng)謂的話，如果是員工說(shuō)明，可以寫(xiě)某某領(lǐng)導(dǎo)，如果是下級(jí)部門(mén)向上級(jí)說(shuō)明，可以寫(xiě)上級(jí)部門(mén)的名稱(chēng)。

3、主體正文。主體部分就是要說(shuō)明事情的來(lái)龍去脈了，一定要用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)句來(lái)呈現(xiàn)。

4、落款。就是提交人了，當(dāng)然也可以是某某部門(mén)。

5、日期。情況說(shuō)明的具體年月日。

范例：

學(xué)生證收回說(shuō)明

____：

我已于____年____月在________師范大學(xué)順利畢業(yè)，并取得畢業(yè)證書(shū)。就讀期間辦理的學(xué)生證在畢業(yè)前已由________師范大學(xué)統(tǒng)一收回，故現(xiàn)在只能提供畢業(yè)證復(fù)印件，無(wú)法再提供學(xué)生證原件。

特此說(shuō)明。

說(shuō)明人：________

____年____月____日

出口退稅說(shuō)明

____稅務(wù)局：

我單位____________（稅號(hào)____）于____年____月成立，是注冊(cè)在________的商業(yè)（工業(yè)）企業(yè)，法人____________。我單位自成立至今，通過(guò)各方面努力，欲與國(guó)外企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)，目前主要以進(jìn)口（出口）________為主，并有其他________業(yè)務(wù)。根據(jù)規(guī)定，我單位已在工商部門(mén)，市外經(jīng)貿(mào)委以及海關(guān)部門(mén)備案完畢，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)我出口退稅認(rèn)定事項(xiàng)。此致

敬禮！

____________單位

____年____月____日