情況說明格式包括標題、稱謂、主體內(nèi)容、落款、日期。情況說明是指用簡明扼要的語言，把事情的來龍去脈恰如其分的表達出來。通常是由下屬跟上級說明情況。

1、標題。標題要表示出是什么類型的情況說明。

2、抬頭部分。這里就是稱謂了，稱謂的話，如果是員工說明，可以寫某某領(lǐng)導，如果是下級部門向上級說明，可以寫上級部門的名稱。

3、主體正文。主體部分就是要說明事情的來龍去脈了，一定要用簡明扼要的語句來呈現(xiàn)。

4、落款。就是提交人了，當然也可以是某某部門。

5、日期。情況說明的具體年月日。

范例：

學生證收回說明

____：

我已于____年____月在________師范大學順利畢業(yè)，并取得畢業(yè)證書。就讀期間辦理的學生證在畢業(yè)前已由________師范大學統(tǒng)一收回，故現(xiàn)在只能提供畢業(yè)證復印件，無法再提供學生證原件。

特此說明。

說明人：________

____年____月____日

出口退稅說明

____稅務局：

我單位____________（稅號____）于____年____月成立，是注冊在________的商業(yè)（工業(yè)）企業(yè)，法人____________。我單位自成立至今，通過各方面努力，欲與國外企業(yè)進行業(yè)務往來，目前主要以進口（出口）________為主，并有其他________業(yè)務。根據(jù)規(guī)定，我單位已在工商部門，市外經(jīng)貿(mào)委以及海關(guān)部門備案完畢，請領(lǐng)導批準我出口退稅認定事項。此致

敬禮！

____________單位

____年____月____日